Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

Firecat.AI | Onderdeel van Firecat.Media

Domeinen: firecat.ai | firecatai.nl | firecatai.com

KvK-nummer: 90728998

E-mail: info@firecat.ai

Voor vragen over dit privacybeleid of uw rechten kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, die wij ontvangen in het kader van onze dienstverlening, of die automatisch worden gegenereerd bij gebruik van onze website. Het gaat om de volgende categorieën:

2.1 Contactgegevens en communicatie

• Naam en achternaam
• Zakelijk e-mailadres en telefoonnummer
• Naam en adres van uw organisatie
• Inhoud van berichten, e-mails of ingevulde contactformulieren
• Gegevens ingevoerd in onze website-chatbot (kansenscan)

2.2 Contractuele en zakelijke gegevens

• Gegevens benodigd voor het opstellen van offertes en overeenkomsten
• Facturatie- en betalingsinformatie (geen volledige betaalgegevens)
• Projectinformatie en correspondentie in het kader van opdrachten
• Handtekeningen op overeenkomsten

2.3 Website- en gebruiksgegevens

• IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk)
• Browsertype en besturingssysteem
• Bezochte pagina's en klikgedrag (via cookieloos analytics of geanonimiseerde tools)
• Datum en tijdstip van websitebezoek

2.4 Gegevens van medewerkers van klanten

• Naam en e-mailadres van contactpersonen bij klantorganisaties
• Gebruikersnamen en toegangsgegevens voor geleverde portalen of applicaties (opgeslagen versleuteld)

3. Doeleinden en grondslagen van verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden en op basis van de daarbij vermelde wettelijke grondslag:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): Het verwerken van contactgegevens en projectinformatie voor het uitvoeren van onze dienstverlening, communicatie met opdrachtgevers en de facturatie en betaling van onze diensten.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): Het versturen van relevante zakelijke informatie, nieuwsbrieven of aanbiedingen aan bestaande zakelijke relaties, het bijhouden van onze bedrijfsadministratie en het verbeteren van onze website en dienstverlening.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): Het bewaren van facturen en financieel-administratieve gegevens op grond van fiscale bewaarplicht (7 jaar).
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): Het plaatsen van niet-functionele cookies of het verzamelen van gedetailleerde website-analysegegevens, indien u hiervoor toestemming heeft gegeven. U kunt deze toestemming altijd intrekken.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, BSN of strafrechtelijke gegevens) tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk is voor de dienstverlening en op een rechtsgeldige grondslag berust.

4. Chatbot en geautomatiseerde verwerking

Onze website maakt gebruik van een conversationele chatbot (kansenscan) waarmee bezoekers in gesprek kunnen gaan over hun bedrijfsprocessen en automatiseringsmogelijkheden. De ingevoerde gegevens worden gebruikt om een gepersonaliseerd kansen-overzicht op te stellen en per e-mail toe te sturen.

De chatbot wordt aangedreven door een AI-taalmodel (momenteel Google Gemini). Uw invoer wordt verwerkt door deze externe dienst. Wij verwijzen u voor de privacyverklaring van Google naar: policies.google.com.

Wij nemen geen volledig geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen op basis van chatbot-invoer. Een medewerker van Firecat.AI beoordeelt altijd de gegenereerde output voordat er opvolging plaatsvindt.

Chatgesprekken worden bewaard voor een periode van maximaal 12 maanden, tenzij u eerder verzoekt om verwijdering.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang als wettelijk vereist.

De volgende bewaartermijnen hanteren wij:

• Contactgegevens en communicatie (prospects): maximaal 2 jaar na laatste contact, tenzij een overeenkomst tot stand komt.
• Contractuele gegevens en projectdocumentatie: 7 jaar na afloop van de overeenkomst (fiscale bewaarplicht).
• Facturen en financieel-administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Website-analysegegevens: maximaal 13 maanden (geanonimiseerd na 6 maanden).
• Chatbot-gesprekken: maximaal 12 maanden.
• Sollicitaties en cv's (indien van toepassing): maximaal 4 weken na afronding procedure, tenzij toestemming is gegeven voor langere bewaring (maximaal 1 jaar).

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig vernietigd of anoniem gemaakt.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Firecat.AI verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen uw gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening:

• Subverwerkers en SaaS-platformen: tools die wij inzetten bij de uitvoering van opdrachten, zoals Make.com, n8n, Supabase, Vercel, Neon, GitHub, Google (Gemini / Workspace) en vergelijkbare diensten. Met deze partijen zijn, waar vereist, verwerkersovereenkomsten gesloten.
• Boekhouding en administratie: onze accountant of administratiekantoor, voor zover noodzakelijk voor de financieel-administratieve verwerking.
• Juridische adviseurs of overheidsinstanties: uitsluitend indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn of in het kader van een gerechtelijke procedure.

Indien wij persoonsgegevens doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), doen wij dit uitsluitend op basis van een passende waarborg (zoals standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Firecat.AI treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking of vernietiging. Dit omvat onder meer:

• Versleutelde opslag van wachtwoorden en toegangsgegevens
• Gebruik van HTTPS/TLS voor datatransport
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van “need to know”
• Regelmatige evaluatie van de beveiliging van gebruikte platforms en tools
• Verwerkersovereenkomsten met alle subverwerkers die namens ons persoonsgegevens verwerken

Bij een datalek dat waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor betrokkenen, informeren wij u zo snel mogelijk en melden wij het lek, indien vereist, bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) binnen 72 uur na ontdekking.

8. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Wij onderscheiden de volgende categorieën:

• Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van de website (geen toestemming vereist).
• Analytische cookies: voor het meten van websitebezoek. Wij streven naar privacy-vriendelijke analytics (bijv. cookieloos of geanonimiseerd). Indien er toch toestemming vereist is, vragen wij dit vooraf.
• Marketing- en trackingcookies: wij plaatsen geen cookies van derden voor advertentiedoeleinden zonder uw expliciete toestemming.

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookiebanner op onze website of via de instellingen van uw browser.

Voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken, verwijzen wij u naar onze cookieverklaring.

9. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en een kopie ontvangen.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (‘recht op vergetelheid’, art. 17 AVG): U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben deze te bewaren.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): U kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG): U kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat opvragen om over te dragen aan een andere partij.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken (art. 7 lid 3 AVG): Indien verwerking berust op toestemming, kunt u die te allen tijde intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van de eerdere verwerking aantast.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via info@firecat.ai. Wij reageren binnen 4 weken op uw verzoek. Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

10. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan eerst contact met ons op via info@firecat.ai. Wij lossen het graag samen op.

Indien u niet tevreden bent met onze reactie, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP):

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag

Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl

Telefoon: 088 – 1805 2500

11. Minderjarigen

Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen.

Indien u vermoedt dat wij onbedoeld gegevens van een minderjarige hebben verwerkt, verzoeken wij u contact met ons op te nemen. Wij zullen de gegevens zo spoedig mogelijk verwijderen.

12. Links naar externe websites

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Firecat.AI is niet verantwoordelijk voor de inhoud of het privacybeleid van deze externe websites. Wij adviseren u het privacybeleid van de betreffende website te raadplegen.

13. Wijzigingen in dit privacybeleid

Firecat.AI behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest actuele versie is altijd te raadplegen op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande relaties actief per e-mail.

De datum van de laatste wijziging is vermeld bovenaan dit document. Wij adviseren u dit beleid regelmatig te raadplegen.

14. Verwerkersrelaties

Wanneer Firecat.AI in opdracht van een klant (de verwerkingsverantwoordelijke) persoonsgegevens verwerkt, treedt Firecat.AI op als verwerker in de zin van de AVG. In dat geval sluiten wij een verwerkersovereenkomst met de klant, conform artikel 28 AVG.

Als verwerker handelen wij uitsluitend conform de schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke. Wij informeren de verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij van mening zijn dat een instructie in strijd is met de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving.

Wij mogen subverwerkers inschakelen, mits de verwerkingsverantwoordelijke hierover wordt geïnformeerd en de subverwerker dezelfde verplichtingen aanvaardt als vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.